| 01. Adicionando créditos e débitos na tesouraria |
Para adicionar um crédito ou um débito da tesouraria a alguém, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu TESOURARIA >> LANÇAMENTOS
2) Informe a DATA do lançamento
3) Escreva uma descrição para o lançamento
4) Informe para quem será lançado (um único ou vários membros / uma única ou várias organizações)
5) Selecione se o lançamento será um CRÉDITO ou um DÉBITO na conta e informe o VALOR
6) Clique em EFETUAR LANÇAMENTO
O lançamento será efetuado a quem você escolheu. Em caso de ser lançado para mais de uma pessoa ou organização, logo após clicar em EFETUAR LANÇAMENTO você será informado quantos lançamentos foram de fato realizados.
Para acompanhar os seus lançamentos você tem o HISTÓRICO DE LANÇAMENTO que pode ser visto nesta mesma tela de lançamentos. Neste histórico terá: a data do lançamento; a descrição do lançamento; para quem o lançamento foi realizado e quantidade de pessoas/organizações atingidas; se foi crédito ou débito; e o valor do lançamento.
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| 02. Adicionando documentos |
O sistema permite adicionar em forma de texto documentos. Estes documentos podem ser: Ata, Ato, Circular, Decreto, Ofício, etc. Para adicionar algum documento, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu SECRETARIA >> DOCUMENTOS
2) Clique em ADICIONAR DOCUMENTO
3) No campo TIPO selecione o tipo do documento
4) No campo DATA informe a data de emissão do documento
5) No campo TITULO informe o título do documento
6) No campo TEXTO inclua o texto do documento
7) Clique em SALVAR
Ao salvar seu documento é incluído em sua listagem de documentos adicionados, onde terá a data de emissão, título do documento e parte do texto. Para ler o documento por inteiro, clique sobre o título do documento.
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| 03. Adicionando eventos |
É simples adicionar eventos em seu sistema. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> EVENTOS
2) No campo DATA informe a data que ocorrerá o evento
3) No campo TITULO informe um título para o seu evento
4) No campo DESCRIÇÃO escreva uma breve descrição para o seu evento
5) Clique em SALVAR
Pronto, seu evento foi adicionado
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| 04. Adicionando um membro em meu sistema |
Para adicionar um membro sistema siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> MEMBROS
2) Clique no botão ADICIONAR MEMBRO
3) Informe pelo menos o NOME e a LOCALIDADE do membro
4) Clique em SALVAR
Há a opção também de incluir vários membros de uma só vez. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> MEMBROS
2) Clique no botão ADICIONAR MEMBRO
3) No lado superior direito clique no link ADICIONAR VÁRIOS MEMBROS
4) Informe a localidade de todos os novos membros bem como o registro (não obrigatório) e ao menos um NOME
5) Clique em SALVAR
Caso decida incluir um membro por vez, poderá voltar a tela anterior clicando no link ADICIONAR UM MEMBRO.
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| 05. Adicionando um membro em uma de minhas organizações |
Para adicionar um membro em uma organização certifique se este membro já esteja cadastrado no sistema. Caso ele não estiver cadastrado, primeiramente temos que cadastra-lo (veja como). Caso ele já esteja cadastrado no sistema, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> ORGANIZAÇÕES
2) Clique sobre o nome da organização que deseja adicionar o membro
3) Abaixo dos dados da organização selecione dentre os membros cadastrados no sistema qual você gostaria de adicionar na organização
4) Clique em ADICIONAR ABAIXO
Pronto, o membro escolhido foi adicionado na organização.
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| 06. Adicionando uma organização em meu sistema |
Para adicionar uma organização em seu sistema siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> ORGANIZAÇÕES
2) Clique no botão ADICIONAR ORGANIZAÇÃO
3) Informe pelo menos o NOME e a LOCALIDADE da organização
4) Clique em SALVAR
Pronto, a nova organização foi adicionada no sistema com o nome que você escolheu.
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| 07. Alterando a localidade da minha conta |
Acreditamos que algumas vezes se faz necessário alterar a localidade da conta, quando, por exemplo, uma Organização regional ou estadual muda de diretoria. Para isso pode ser feito a alteração desta sua localidade. Para esta alteração, siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) No campo LOCALIDADE informe a sua nova localização
3) Clique em SALVAR
Pronto, a nova localização já esta alterada.
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| 08. Alterando a minha instituição padrão |
Ao criar uma conta de acesso você escolhe a sua instituição (Ex: Ordem DeMolay). Isso é fundamental para que seu sistema apresente os termos utilizados pela sua instituição (tipos de organizações, cargos, graus honrarias e prêmios). Você pode alterar a sua instituição padrão a qualquer momento, para isso siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) No campo INSTITUIÇÕES escolha a nova instituição padrão para o seu sistema
3) Clique em SALVAR
A partir de então seu sistema já estará configurado para a nova instituição escolhida.
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| 09. Alterando a senha da minha conta |
Por questões de segurança pede-se que periodicamente seja trocado a sua senha de acesso ao sistema. Para fazer esta alteração, siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) Em SENHA clique sobre o link ALTERAR SENHA
3) Informe sua ATUAL SENHA, sua NOVA SENHA e confirme digitando sua NOVA SENHA novamente.
4) Clique em SALVAR
Você será redirecionado para a página inicial do site para que você faça o seu login utilizando a sua nova senha.
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| 10. Alterando o e-mail da minha conta |
Logo quando cria-se uma conta já deve ser informado um e-mail para a conta. Este e-mail pode ser alterado posteriormente, inclusive para mante-lo sempre atualizado, visto que é para este e-mail que é enviado o lembrete de sua senha caso você a esqueça. Quando há eventos importantes ou atualizações sobre novos recursos podemos lhe comunicar também através deste e-mail.
Para alterar o e-mail da sua conta, siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) No campo E-MAIL informe o novo e-mail da sua conta
3) Clique em SALVAR
Lembramos que este novo e-mail não poderá já estar cadastrado em outras contas do site, caso contrário a alteração não será realizada.
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| 11. Alterando o idioma do meu sistema |
Para alterar o idioma do seu sistema, siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) No campo IDIOMA escolha a opção que desejar
3) Clique em SALVAR
Pronto, você será redirecionado para a sua página inicial já com o seu novo idioma.
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| 12. Alterando o nome da minha conta |
Quando você cria uma conta de acesso você já define um nome para ela. Este nome aparecerá sempre no topo de suas páginas para identificar a todo momento qual conta você esta logado. Este nome você pode alterar quando achar necessário, para isso siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) No campo NOME DA CONTA informe o novo nome da sua conta
3) Clique em SALVAR
Após isso você já poderá ver, em negrito, no topo da sua página o novo nome da sua conta.
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| 13. Alterando os dados de um membro |
Após adicionar um membro é possível alterar qualquer um dos seus dados, para isso siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> MEMBROS
2) Clique sobre o nome do membro que deseja alterar
3) Atualize os campos que você desejar
4) Clique em SALVAR
Com isso, os dados do membro ficam atualizados.
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| 14. Alterando os dados de uma de minhas organizações |
Após adicionar uma organização é possivel alterar qualquer um dos seus dados, para isso siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> ORGANIZAÇÕES
2) Clique sobre o nome da organização que deseja alterar
3) Atualize os campos que você desejar
4) Clique em SALVAR
Com isso, a sua Organização já fica atualizada.
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| 15. Controlando freqüências dos meus membros |
Para saber qual a freqüência dos seus membros nas reuniões, primeiro deve-se garantir que estes membros estejam cadastrados no sistema (veja como cadastrar) e que estes membros estejam adicionados na organização (veja como adicionar).
Sendo assim, antes de você ver o RELATORIO DE FREQUÊNCIAS você deve indicar quais reuniões que os membros estiveram presentes. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu SECRETARIA >> GESTÕES
2) Inclua uma Gestão que você irá registrar as reuniões
3) Clique em ADICIONAR
4) Clique sobre o link GERENCIAR REUNIÕES ao lado da gestão que você acabou de adicionar
5) Informe a DATA DA REUNIÃO
6) Clique em ADICIONAR REUNIÃO
7) Escolha um MEMBRO um CARGO e a DATA de uma reunião
8) Clique em ADICIONAR PRESENÇA
Você notará que o membro será adicionado na reunião. Isso já garantirá que ele esteve presente na reunião e lhe dará automaticamente uma presença.
Após adicionar as reuniões e seus participantes agora então você poderá visualizar o RELATÓRIO DE FREQUÊNCIAS que mostrará a freqüência de todos os membros. Para acessar este relatório, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu SECRETARIA >> FREQUÊNCIAS
2) Selecione uma ORGANIZAÇÃO
Pronto, assim você já verá as freqüências nos últimos 06 e 12 meses dos membros bem como a quantidades de reuniões que cada membro participou em ambos os períodos.
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| 16. Escolhendo receber ou não novidades sobre o sistema |
Para receber ou deixar de receber notícias sobre atualizações do sistema em seu e-mail, siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) No campo BOLETIM INFORMATIVO marque (ou desmarque) a opção RECEBER NOVIDADES DO SITE POR E-MAIL
3) Clique em SALVAR
Por padrão ao criar uma conta seu sistema já vem com esta opção marcada, no entanto você pode desmarcá-la a qualquer momento.
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| 17. Excluindo a minha conta do sistema |
Todos possuem os seus motivos para excluir ou manter ativa a sua conta. Caso a sua preferência for em excluir a sua conta, siga os passos a seguir:
1) Acima do menu clique em CONFIGURAÇÕES
2) Em SENHA clique sobre o link EXCLUIR CONTA
3) Na nova página que irá abrir confirme a sua exclusão clicando em EXCLUIR CONTA
Lembre-se que você estará excluindo todas as informações da sua conta e após isso feito nenhum dado poderá ser recuperado. Pense bem antes de realizar esta ação e, caso haja, comunique previamente aos demais usuários que acessam a sua conta.
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| 18. Excluindo créditos e débitos da tesouraria |
Para estornar (excluir) créditos e/ou débitos lançados na tesouraria, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu TESOURARIA >> LANÇAMENTOS
2) Na área de HISTÓRICO DE LANÇAMENTOS encontre o lançamento a estornar
3) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao lado do valor a estornar
4) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
Caso o exclusão acima refira-se a apenas um lançamento, a exclusão será deste único lançamento. Caso a exclusão acima refira-se a mais de um lançamento, a exclusão será de todos os lançamentos. Por exemplo: quando foi realizado um lançamento decidiu-se lançar o mesmo débito para todos os membros de uma só vez, caso este lançamento seja excluído, a exclusão será realizada para todos os membros.
No entanto, quando ocorrem estes casos temos também a opção de excluir apenas um lançamento. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu TESOURARIA >> LANÇAMENTOS
2) Na área de HISTÓRICO DE LANÇAMENTOS encontre o lançamento a estornar
3) Clique sobre o link na coluna LANÇADO PARA do lançamento
4) Com isso irá mostrar todos os lançamentos iguais porém individuais
5) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao lado do valor a estornar
6) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
O lançamento individual será estornado. Note que, com isso, em seu HISTÓRICO DE LANÇAMENTOS a quantidade de pessoas para quem o lançamento foi efetivado atualizará.
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| 19. Excluindo documentos |
Podemos excluir a qualquer momento os documentos que criamos. Para isso, siga os passo a seguir:
1) Acesse o menu SECRETARIA >> DOCUMENTOS
2) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao final da descrição do documento
3) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
O documento com isso será excluído do seu sistema.
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| 20. Excluindo eventos |
Assim como podemos incluir eventos também podemos excluí-los. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> EVENTOS
2) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao final da descrição do evento
3) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
Seu evento será excluído.
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| 21. Excluindo um membro |
Você pode adicionar membros no sistema, no entanto você também pode excluí-los. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> MEMBROS
2) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao final do nome do membro
3) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
O membro será excluído definitivamente do sistema. Como esta ação não tem volta esteja certo de efetivar a exclusão.
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| 22. Excluindo uma de minhas organizações |
Assim como é possível adicionar Organizações também é possível excluí-las. Para isso, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> ORGANIZAÇÕES
2) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao final do nome da organização
3) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
A Organização em si, bem como todas as informações relacionadas a esta Organização, serão excluídas do sistema. Esta exclusão não pode ser revertida, sendo assim tenha certeza quando realizar esta ação.
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| 23. Removendo um membro de uma organização |
Ao mesmo tempo que podemos adicionar membros em organizações, podemos removê-los. Para isso siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu CADASTROS >> ORGANIZAÇÕES
2) Clique sobre o nome da organização que o membro esta filiado
3) Encontre o nome do membro que deseja remover
4) Clique sobre a figura em formato de 'X' ao final do nome do membro
5) Na janela de confirmação que abrir selecione OK
O membro será removido desta organização.
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| 24. Visualizando documentos |
Para ver um documento, siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu SECRETARIA >> DOCUMENTOS
2) Clique sobre o nome do documento
O documento será aberto. Caso queira voltar e acessar outro documento, clique sobre o link VOLTAR AOS DOCUMENTOS. Com isso você novamente verá a lista de todos os documentos até então adicionados.
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| 25. Visualizando os créditos e débitos da tesouraria |
Para saber qual a situação de seus membros com a tesouraria após efetuar lançamentos para os mesmos (veja como lançar), siga os passos a seguir:
1) Acesse o menu TESOURARIA >> RELATÓRIOS >> MEMBROS
2) Selecione uma organização
Neste momento você já poderá ver os valores em crédito ou débito de cada membro com a tesouraria. Neste relatório todos os membros são listados mostrando apenas o valor total dos mesmos com a tesouraria. Caso queira ver detalhes dos lançamentos para um membro em específico, clique sobre o link LANÇAMENTOS após o nome do membro. Assim você acessará um relatório específico daquele membro mostrando detalhes de todos os lançamentos efetuados e sua situação atual com a tesouraria.
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